مکاتبات بازرگانی بین الملل

در سالهای گذشته حجم تجارت ایران با کشورهای قاره آفریقایی در مجموع صادرات و واردات یک میلیارد دلار بوده است که این حجم تجارت به هیچ عنوان متناسب با ظرفیت ها ایران و کشورهای آفریقایی نیست.

تانزانیا رتبه 62 را دربین کشورهای واردکننده به ایران داشته بعد از آن غنا با رتبه 66 ، اتیوپی با رتبه 68، آفریقای جنوبی 69 و کنیا هفتادمین واردکننده از بین 116 کشور واردکننده به ایران محسوب میشوند.
و اصلی ترین کشورهای آفریقایی که تا کنون سابقه تجارت با ایران را داشته اند از این قرار هستند:

مکاتبات بازرگانی اصول مختص به خود را دارد:

نامه‌ها و قراردادهای تجاری دو نمونه بسیار پرکاربرد و حیاتی از مکاتبات بازرگانی در تعامل با افراد خارجی در تعاملات بین المللی محسوب می‌شوند. علاوه بر این موارد، اصول و نکات دیگری نیز وجود دارند که در این مقاله به صورت مفصل به آن ها خواهیم پرداخت.

مکاتبات بازرگانی چیست؟

تجارت، چه در بحث واردات( فرآیند واردات )و چه صادرات( فرآیند صادرات )کالا قاعدتا نیاز مبرم به برقراری ارتباطات خارجی با افراد مختلف از سایر نقاط دنیا دارد. هر کشور و ملیتی دارای زبان، فرهنگ، آداب و قوانین خاص خود است که بازرگانان ملزم به رعایت کردن آنها می باشندو از طرفی که افراد دسترسی مستقیم به تجار خارجی ندارند، در نتیجهاکثر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهابه صورت مکتوب و از راه دور صورت می گیرد.

مکاتبات بازرگانی شامل: نامه‌ها، قراردادها، تفاهم نامه ها، مکالمات،اخبار، گفتگوها، نشست‌ها و خیلی از مواد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا انجام میدهد.و باید در نظر داشت که از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی و ایمیل زدن به وی گرفته تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی قرار می گیرند که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.

در تجارت به خصوص تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را میزند. مکاتبات بازرگانی، مهمترین و اصلی‌ترین گزینه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد از وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوءتفاهم کوچک و ساده میتواند موجب سلب اعتمادشان شود.

انواع مکاتبات تجارت بین‌الملل

تجار و بازرگانان بنا به موضوعات و مفاهیمی که در مسیر تجارت با آنها مواجه میشوند، با طرف‌ خارجی خود می‌توانند مکاتبه نمایند. در نتیجه نمیتوانیم آنها به صورت دقیق و از قبل دسته بندی کنیم. با این وجود، انواع مکاتبات بازرگانی خارجی را میشود به چندین بخش مهم تقسیم‌بندی نمود، این بخش‌ها علی‌رغم تشابهی که با یکدیگر دارند، باید به نکات افتراق بین‌ آن ها نیز دقت نمود. در ادامه به معرفی و بسط انواع مکاتبات بازرگانی اشاره خواهیم نمود.

نامه‌های تجاری

اصلی‌ترین و مهم‌ترین جزء از مکاتبات بازرگانی، نامه‌های تجاری است و بدون شک تمام بازرگانان در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن نامه نیاز پیدا مینمایند. که البته می دانیم که موضوع نامه‌های تجاری بسیار متفاوت است. اما معمولا چند موضوع مختلف مانند معرفی شرکت یا محصولات، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی از شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و محصولات، این موضوعات در میان آنها بیشتر دیده می‌شود. با توجه به اینکه نامههای تجاری، اسناد مکتوبی محسوب می‌شوند، بنابراین باید در نوشتن آن ها بینهایت دقت را به عمل آورد.

مهم‌ترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی :

تسلط به زبان رسمی طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است.
جهت نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت نیاز است.
لحن نامه باید به گونه‌ای باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی ایجاد نماید.
نامه خارجی باید در سربرگِ شرکتِ نویسندهِ نامه، تنظیم شود.
عنوان مناسب و جذابی برای نامه انتخاب شود.
از اصطلاحات بازرگانی تخصصی درست و به موقع استفاده شود.
فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور مورد نظر مورد احترام و توجه قرار بگیرد.
از کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم استفاده ننمایید.
نامه باید به لحن رسمی نوشته شده و از الفاظ نا محترمانه خودداری شود.
حاوی اطلاعات تماس از شما مانند: شماره تلفن، آدرس دفتر، ایمیل، آدرس سایت و موارد دیگر باشد.
محتوای نامه بازرگانی باید مختصر و مفید بوده و از کلی‌گویی پرهیز گردد.
شخص حقیقی یا حقوقی حتما مورد خطاب نامه قرار بگیرد.
اگر نیاز به ارائه مستندات دارید، حتما به همراه نامه پیوست کنید.
در نامه معرفی محصولات، مشخصات دقیق کالا باید ذکر شود.

ایمیل تجاری

یکی از بهترین و سریعترین راه‌ها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی، ایمیل است. از این مسیر میشود به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی یافت. هر چند در ایران ارسال ایمیل خیلی رایج نمی باشد، اما این مسیر ارتباط یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است. در ابتدا اینگونه به نظر میآید که ارسال ایمیل کار ساده ای است، اما در عمل بسیار دشوارتر از نگارش نامه های تجاری است.

در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات، هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی اشاره می‌کنیم:

حتما از ایمیل رسمی و سازمانی شرکت یا شخص حقوقی استفاده نمایید.
متن ایمیل حتما خلاصه باشد.
در ایمیل حتما ابتدا خود را معرفی کرده و حتی سمت سازمانی و نام شما مشخص باشد.
از ارسال ایمیل‌های مکرر، بی‌هدف و کلی بپرهیزید.
حدالمقدور سعی کنید که انتهای ایمیل شما، دارای امضای دیجیتال باشد.
توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال نمایید.
در بخش Subject ایمیل حتما عنوانی جذاب و مرتبط انتخاب نمایید.
در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری خود نهایت دقت را به خرج دهید.

مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری، میبایست از راه و روش خاص خود پیروی نماید، در غیر این صورت امکان درگیرشدن شما با مشکلات و دعاوی حقوقی وجود دارد.

قراردادهای تجاری

یکی از حساسترین و مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی« قراردادهای تجاری» است که هنگام نوشتن آن ها باید نهایت دقت را به خرج داد، یک بازرگان به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها اقدام به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌ها و شرکت‌های خارجی نماید. موضوع قراردادهای تجاری می‌تواند در زمینه های مختلف از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.

از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن میبایست دقت نمود و مهم‌ترین سندی است که طرفین در صورت بروز مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی به آن استناد نمایند. نهادهایی مانند اتاق‌ بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرفهای تجاری هستند.

نکات ذیل جهت عقد قراردادهای تجاری بین‌المللی باید مورد توجه قرار بگیرد.

نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد به طور کامل ذکر شود.
کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل، با ذکر جزئیات مشخص شده گردد.
مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که جهت رسیدگی به اختلافات.
حتما شرایط فسخ قرارداد، از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد.
مبلغ قرارداد، شرایط و نحوه پرداخت و کلیه نکات مالی با جزئیات بیان شود.
تاریخ شروع و خاتمه قرارداد دقیق بیان شود.
مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند از قبل مشخص گردد.
بهتر است، مکان و محل اجرای قرارداد ذکر گردد.
سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌ دهنده حسن انجام کار است، در قرارداد ثبت گردد.
اگر تعهدات دیگری مانند: نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا وجود دارد در قرارداد مشخص باشد.

مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی

خوشبختانه، شبکه‌های اجتماعی در سالهای اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده‌اند. دسترسی آسان و ارتباط گیری با افراد مختلف از طریق این شبکه‌ها، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و … تبدیل شوند. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته که هر کدام از آن ها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند، فیس‌بوک، اینستاگرام، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آن ها برای بازرگانی خارجی از آنها بهره یافت. علی‌رغم کاربرد و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت بینالملل دارند، نیاز است که به ارائه برخی نکات در خصوص بهرهبرداری مناسب از آن ها دقت کرد.

تعامل با بازرگانان اغلب از طریق شبکه اجتماعی پرطرفدار آن کشور صورت میپذیرد.
در فضای مجازی کلاهبرداری‌ها را نباید نادیده گرفت.
برای عقد قرارداد یا پیمان‌های حقوقی، شبکه‌های اجتماعی محل مناسبی نیستند.
هر شبکه‌ اجتماعی برای یک نوع فعالیت مناسب است.

الزامات مورد توجه در مکاتبات تجاری خارجی :

چنانچه به تازگی قدم در مسیر تجارت نهادهاید، مسائل و نکات ذیل را باید در خصوص مکاتبات تجاری در ذهن داشته باشید:

در ابتدا برای مکاتبات تجاری بین‌المللی، حتما به زبان کشور مقصد مسلط باشید و در صورت عدم تسلط ، حتما از مترجم کمک بگیرید.
در دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری را آموزش ببینید.
قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی را بطور کامل مطالعه کرده و یاد بگیرید.
با مباحثی همچون زبان بدن و تاثیر آن در مذاکرات آشنا باشید.
از تجارب شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر در این زمینه استفاده نمایید.
به واژگان و اصطلاحات بازرگانی بین المللی تسلط داشته باشید.
به طور کامل به قوانین و مقررات کشور مورد نظر آشنایی داشته باشید.
از همراهی وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی کنار خود، بهره ببرید.
شایسته است که ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و مذهبی ملیت مقابل را شناخته باشید.

اجزای تشکیل دهنده یک نامه رسمی

تمام نامه های رسمی دارای سه بخش مهم و اصلی می باشند.

عنوان یا Heading
متن نامه یا Letter body
پایان محترمانه یا Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده نامه مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ، در بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می گردد.

به عنوان مثال :
آقای جک عزیز Dear Mr. Jack,
خانم آلبرت عزیز Dear Ms. Albert,
حضور محترم همه Dear All,
آقایان عزیز Dear Messer’s,

متن نامه

این قسمت متن اصلی نامه را در بر می گیرد و باید توجه داشت که اصولا متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و الزامی است که از ضمیر اول شخص مفرد در نوشتن جملات پرهیز نمود.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه، می بایست عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج گردد و زیر آن نام نگارنده نامه به همراه سمت سازمانی یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا گردد.

مثال Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours:

توجه داشته باشید که حتما حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود. مکاتبات بازرگانی فارغ از روش انجام آن، در دنیای تجارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و شفاف باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات باعث می شود مفهوم نادرستی به گیرنده نامه شما منتقل یابد که در این صورت منجر به سوءتفاهم، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله می شود.

در آخر

بدون تسلط کافی بر زبان انگلیسی و همچنین اصول مکاتبات بازرگانی بین الملل، نگارش حرفه ای ایمیل ها و نامه های بازرگانی، امری محال است. برای موفقیت در مکاتبات بازرگانی و تجاری به زبان انگلیسی قبل از هر چیز باید الفبای آن یعنی تخصص و دانش کافی در حوزه زبان انگلیسی را دانست، ارتباطات بازرگانی بین الملل تحولات زیادی را سپری کرده است، کتب متعددی از جمله کتاب بسیار جامع A.Ashley و AMACOM و منابع دیگر می تواند به دانش آکادمیک شما در زمینه نگارشات و مکاتبات بازرگانی کمک شایانی نماید.